Автоматизация работы администратора компьютерного клуба

Что ж, вот мы и добрались до завершающего выпуска из серии “Что должен делать администратор, каким он должен быть и почему нужно автоматизировать все, что можно автоматизировать в рамках КК”. В конце предыдущей части я уже упомянул, что автоматизация может существенно улучшить работу админа и клуба в целом. 

Поэтому в этой статье расскажу:

Какие функции админов можно автоматизировать?
Какие инструменты автоматизации есть?
Откуда все это начинается и к чему может привести?

Опишу вам стандартную посадку на ночной пакет в клуб, где 40 посадочных мест. Ситуация такова: бОльшая доля гостей, кто сидел днем, встают и уходят (а это порядка 30 компов, которые надо убрать). Почти сразу приходят еще 20-30 человек, которые хотят остаться на ночной пакет (напомню, что места не убраны). Севшие только что гости, которых, если повезло, успел посадить админ, хотят еще и поесть. И тут админ должен:

• убрать места;
• распределить гостей пришедших с/без бронирования заранее;
• заняться новыми гостями, если они есть;
• обслужить уже сидящих гостей;
• и не забыть принять новые бронирования по звонку, где надо узнать, кто звонит, что хочет, во сколько будет и сколько человек. 

Вот этот маленький “филиал ада” происходит один или несколько раз за всю смену администратора практически ежедневно. Сами понимаете, что в этот момент администратор не может адекватно обработать новых гостей – ему бы выжить. Кстати, это еще один поинт, почему вашему админу стоит платить, о котором я говорил ранее.

Что же мы можем из всего этого автоматизировать? 

Уборка автоматизации подлежит слабо и больше косвенно: вы можете прививать пользователям дисциплину, но работает это далеко не во всех случаях, админ все равно будет прибираться. 

Посадка гостей за компьютеры. Администратор тут нужен, чтобы пополнить баланс гостя и указать на свободное место, где можно расположиться, а также, если есть проблема, устранить ее. Первые два пункта решаются очень просто, особенно в случае безналичного расчета – через приложение и оплатой с места. Именно так у нас и родилась идея о разработке собственного ПО, так как из предложенных ранее вариантов не было чего-то, что уберет администратора из манипуляций с оплатой. 

Нам удалось автоматизировать эти процессы так, что на текущий момент 85% посадок осуществляется без участия администратора, а также без проведения финансовых операций, где фигурирует админ.

Бронирование переходит в приложение, убирая такую проблему, как более ста звонков за смену, где все выверяет и иногда буквально подгадывает администратор. Насколько бы не был админ опытным, ему не удастся реализовать максимально оптимальную посадку так, как это можно сделать с помощью приложения, где гости сами вносят оплату за время в клубе. Поэтому моментов с “перебронированием”, либо полупустым залом из-за страха ошибки с нехваткой мест просто не будет. 

Итак, приложение дает, как минимум, следующие преимущества в работе: 

• отсутствие “фантомных” броней; 
• рабочее время администратора сильно освобождается для дополнительных задач; 
• гости гарантированно получают места, которые они хотят на то время, которое выбрали.

Освобожденный благодаря автоматизации администратор, может даже в такие напряженные ситуации “вздохнуть” и заняться другими своими задачами. Уделить чуть больше внимания новым гостям, уборке, консультации по телефону – то есть заняться непосредственно своей работой. 

Многие думают, что если администратор четверть или половину дня ничего не делает (а такие часы чаще всего в начале дня с 9:00 до 13-14:00, когда люди спят, учатся, работают), то и автоматизировать ничего не надо. В этот промежуток времени у нас администраторы подготавливают зал, убираются, полируют мониторы, разбираются с девайсами, занимаются обучением. Но рано или поздно время “свободных” часов кончается, и приходит запара вместе с огромным количеством посетителей чуть ли не единовременно. Тут нужно, чтобы админ не “вешался”, а балансировал между своими задачами и приоритетами.

Мне часто задают вопрос: “А как у вас один администратор вывозит 95 посадочных мест в субботу?”. И не поверите, он действительно вывозит. Вероятно, это предел, где возможно работать одному человеку, но он справляется. Приезжайте к нам в F5 на ст. м. Люблино в пятницу или субботу и увидите сами – даже в пиковые часы нагрузки, благодаря автоматизации, администратор может вам спокойно дать расширенную информацию по центру. Так я, выплачивая администратору точки чуть больше, глобально экономлю на костах. Ведь по факту в такой ситуации нужны два сотрудника, а у меня работает один.

Варианты этой автоматизации до нашего софта я не встречал, и большая часть процессов кончалась на простых вещах. Не было приложения для бронирования, бесшовной посадки и прочих “плюшек”. В рамках ПО LANGAME мы стараемся максимально автоматизировать работу компьютерных клубов.

Отдельно хотелось бы дать напутствие: когда вы выбираете программную оболочку, подходите ко всему комплексно, не рассматривая, сколько вы потратите в моменте. Это касается:

• и админской стойки,;
• и обучения сотрудников;
• и обеспечения безопасности. 

Вероятно, вы сможете сэкономить на софте, но тогда не сможете автоматизировать множество процессов – при таком раскладе на долгосроке, скорее всего, вы проиграете. Отличным примером могу назвать нашу техподдержку: часто люди удивляются, как оказывается может работать ТП или IT-специалист – человек может знать ответ буквально на все вопросы. Поэтому крайне важно видеть ценностями, а не затратами. 

Важно вспомнить о своих изначальных приоритетах и планируемой выручке. Возможно, вы пытаетесь срезать косты, но делаете это не там, где нужно, лишаясь комплексной автоматизации, которая как раз даст вам буст. Нельзя пытаться сэкономить на всем и сразу. Только первоначально инвестировав финансы можно в будущем анализировать, где лишние траты, а где нет.

Итог

В завершение серии статей про админов и автоматизацию скажу, что:

• важно быть справедливым и ответственным руководителем; 
• всегда совершенствовать свои скиллы;
• быть в потоке технологий;
• автоматизировать в нашем бизнесе все, что можно автоматизировать;
• и повышать свою прибыль. 

Нужно понимать, что под автоматизацией имеется в виду не только работа администратора, но и ваших управленческих дел. Все это позволяет сделать ваш бизнес качественнее и лучше. С одной стороны это может привести к экономии издержек, потому что вы будете эффективнее расходовать маркетинговые бюджеты. С другой стороны это даст рост выручки, потому что вы будете качественнее обрабатывать все то, что к вам приходит.

Надеюсь, каждая часть этого материала была для вас полезна. Узнать об этом мне помогут ваши комментарии под статьями, в нашем сообществе и под роликом.

А с вами был Дмитрий Лукин, и до скорых встреч!