Как компьютерному клубу работать с контрагентами?

Хотели еще? Получите, распишитесь! Материал "Как открыть собственный компьютерный клуб и не сойти с ума" оказался весьма популярен, воодушевленные  обратной связью мы продолжаем наш экскурс.

На самом деле сегодняшний материал  следует назвать «Как управлять работой с контрагентами, не привлекая внимания санитаров». Хорошая новость - у нас есть ответ  🙂

Пройдемся по следующим темам: 

Какие бывают контрагенты?

Где искать и как выбрать?

Как начать работу? 

Как проверить?

Хотите вы того или нет, но обязательно столкнетесь с головной болью под названием «как работать хорошо, если вокруг одни дураки?». На самом деле, ситуация парадоксальная: кажется в наш век товаров и услуг найти надежного и чуткого контрагента не должно составлять никакого труда. Однако на деле всплывает множество подводных камней..

Какие бывают контрагенты?

Сразу условимся и разделим подрядчиков на три группы: 

•   Поставщики товаров

Здесь, как не сложно догадаться все что связано с продукцией и материалами. В нашем случае это стройматериалы, компьютеры и периферия, мебель, пищевая продукция и проч. 

• Поставщики услуг 

Пул контрагентов занимающихся обслуживанием и работоспособностью вашего бизнеса: ремонтники, интернет провайдеры, специалисты по инженерным вопросам, клининг, и.тд.

• Узконаправленные профессиональные услуг

В эту категории мы отнесем юридическое сопровождение, бухгалтерский учёт, поставщиков ПО, рекламу и продвижение. 

Следует отметить, что в каждой категории есть своя специфика. Однако общий алгоритм начала работы должен включать в себя: выявление собственных потребностей, хотя бы минимальное погружение в специфику, анализ рынка и порядка цен. 

Эти простые этапы помогут первично сохранить нервы, и уберечь от самых банальных ошибок на этом пути. 

Где искать и как выбрать? 

Если мы говорим о товарах, здесь прекрасно работает старое правило рынка - хочешь хорошую цену, иди к производителю! С ним проще, надежнее и (скорее всего) вы получите лучшую цену. Последнее кстати, в этой категории контрагентов, является наиболее важным для нас фактором. Даже если производитель не работает с мелкими заказами, он наверняка направит к своему официальному дистрибьютору или подскажет региональные представительства.  

Если на этом пути возникли сложности, продолжайте мониторить интересующие позиции в сети, не останавливайтесь на первом предложении. Лучше потратить время и сравнить как можно больше поставщиков, зачастую в топе поисковой выдачи сильно задирают расценки. 

Лучшая цена хоть и соблазнительна, однако не должна быть решающим фактором в выборе контрагента. Важно понимать что не каждый поставщик готов работать по безналу,  предоставлять отсрочку платежа, организовать для вас правильную логистику в соответствие со спецификой вашего бизнеса. На первый взгляд, расстояние не проблема: транспортные компании работают и привезут товар хоть из Владивостока. Однако на деле здесь трудно прогнозировать сроки и надежность поставок. Снегопад, пробки -  вы сидите без товара.

На примере наших клубов F5, мы зачастую упираемся не столько в стоимость, сколько в необходимость наличия постоянного стока наших позиций и регулярность поставок. Большое количество точек доставки при минимальной партии означает минимум две, а то и три отгрузки в каждую из точек еженедельно. На начальной стадии работы по закупке заморозки мы сотрудничали с одной из оптовых баз. Цена была ниже чем у поставщиков, хоть и с наличной оплатой. Пока количество точек не разрослось, мы выкупали большое количество продукции раз в неделю, забивали морозилки до отказа, в целом были довольны. Постепенно, с нашим ростом и повышением спроса на продукцию, одной отгрузки в неделю хватать перестало, увезти все за раз не получалось. Росли расходы на логистику, процедура закупки стала сложнее и отнимала много времени. Было принято решение обратиться к производителю и выйти на официального дистрибьютора. Да, цена оказалась выше чем на оптовой базе, однако мы смогли договориться о регулярности поставок, упростили процедуру составления заказа, отпустили паранойю что нам может не хватить товара. Наконец, самое главное - сэкономили кучу времени и решили проблему с логистикой. Этот шаг с лихвой компенсировал незначительную разницу в цене и избавил от лишнего геморроя. 

Идеальный вариант контрагента товаров - хорошие цены, отличная логистика до двери, удобство работы с менеджером, быстрая коммуникация.

Если мы говорим про выбор поставщиков услуг, в том числе узкоспециализированных, то в первую очередь я бы посоветовал обратиться к старому доброму сарафанному радио. Самое время вспомнить теорию шести рукопожатий! Ни одна система рейтингов и отзывов в интернете не сравнится с реальной оценкой качества работы контрагента от ваших знакомых и коллег по цеху. Здесь всё просто, попросите подсказать коллег из смежного бизнеса дать хорошую наводку. Как пример: на контору по обслуживанию вендинговых аппаратов мы вышли через производителя этих самых вендингов. 

В противном случае, вам в помощь профи.ру, Яндекс услуги, и еже с ними. Ищите в поисковиках, внимательно и подробно читайте отзывы, обязательно включайте критическое мышление в процессе. Оцените какие проекты были успешно закрыты, насколько этот опыт релевантен вашим потребностям. 

Как начать работу? 

В качестве вводного слова дам совет - выстраивая взаимоотношения с новым контрагентом, ведите переговоры с позиции силы. Здесь разговор совсем не про джедаев: cила вашей переговорной позиции может заключаться в наличие известных вам конкурентов на рынке вашего оппонента, минимализации суммы аванса за работу, а лучше - постоплаты по факту выполнения контрагентом своих обязательств. Этот козырь в рукаве надежнее любого договора мотивирует партнеров исполнять свои обязательства в срок, и в полном объеме. 

Из банального: уверен, не для кого не будет откровением, чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договоры. Почему такой банальный совет? Все просто, в подавляющем большинстве случае между сторонами заключается стандартный рамочный договор, чаще всего это договор поставщика - с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. Внимательно прочитайте договор и обсудите спорные моменты. Особое внимание следует уделить ответственности поставщика за срыв сроков, ответственность за поставку не того что вы заказывали, условиям замены и возврата некондиции. 

Небольшая оговорка: заключение договора не является панацеей, и не гарантирует вам 100% результат и безопасность. Куда эффективнее вести дела с контрагентами с позиции выше озвученной «силы», грамотно выстраивайте отношения, создавайте ситуации при которых вы остаетесь должны, поддерживайте заинтересованность в работе с вами.

Говоря откровенно, за все время нашей работы мы предпочитаем именно этот способ коммуникации. За всю богатую историю развития “F5 центр киберспорта” количество заключенных договоров можно пересчитать по пальцам. Правда в силе, брат (с) 

Если не уверены в выборе партнёра, поработайте с несколькими по разным позициям товаров. Диверсификация поставок на первых порах может быть очень неплохим тестом. Ограничьтесь небольшими, пробными заказами. В случае фейла - будет не так обидно. Посмотрев, как контрагенты исполняют свои обязанности, вы сразу поймете кто лучше, а кто хуже. Да, это тяжело и отнимает много времени, но так вы сможете выбрать из всех участников рынка наиболее ответственных и надежных. 

Ах да, чуть не забыл - торгуйтесь! Проведите небольшой тендер, сравните несколько предложений. Представим простейшую ситуацию, вам скидывают прайс, вы выбираете нужные позиции и делаете заказ. Вам даже в голову не пришло, что цены указанные в каталоге далеко не всегда жесткие, их можно и нужно уменьшать. Разумеется обоснованно и аргументированно, не просто просить скидку, а мотивировать поставщика дать ее вам. Как? 

• Конкуренция на рынке, у вас несколько предложений, почему стоит выбрать это?

• Скидки за объемы и регулярность заказов

• Вы можете оплачивать наличкой или по предоплате, это очень подкупает многих контрагентов. 

• Спросите о бонусах, например о бесплатной доставке, торговом оборудовании 

Не стесняйтесь, спрашивайте. Поставщиков много - все они борются за рынок. 

Ок, понятно, как быть с услугами? 

Выше по тексту я дал очень хороший совет, повторю если пропустили: Вы должны понимать какой результат вы хотите видеть. Вникните в специфику работы по этому направлению. Это сильно поможет при постановке задачи и контролю за ее исполнением. 

Обращайте внимание насколько профессионально контрагент подходит к делу, какие вопросы задает, как реагирует на запросы и как вовлекается в работу. Хорошо если проявляет инициативу, советует поставщиков материалов, берет на себя задачи по закупке и доставке необходимых для работы материалов, разумеется за вменяемые деньги. 

При расширении киберспортивного центра F5 на Щелковской мы нашли строительную фирму: хорошие отзывы, стоимость средняя по рынку, вроде все ок. Ребята оказались инициативные, оказали помощь в закупке материалов, кажется всё шло по плану. 

НО, общались мы только с бригадиром, в договоре не зафиксировали желаемый результат, надеясь, что наш основной контакт в лице бригадира будет регулярно присутствовать на площадке. Как выяснилось уже позже, на объекте он появлялся крайне редко, работникам не передал информацию в письменном виде. Ожидаемый итог: вместо обещанного ремонта сроком на 3 недели, через 5 недель мы получили половинчатый результат. Не тот результат, что был озвучен бригадиру, а тот что он донес своей бригаде «испорченным телефоном». Эта ошибка заставила нас заниматься доделками и переделками фактически самим, мы буквально жили на объекте следующие две недели. 

Ставьте четкую задачу и фиксируйте ее. Обязательно обговорите подробно свое видение решения задачи: что нужно сделать и как, сроки, стоимость. Без четкого ТЗ - результат ХЗ. Не закрепили договоренности и свои требования - сами виноваты, не сможете ничего доказать в случае провала. Если контрагент неправильно интерпретировал вашу цель и желаемый результат на старте, а договоренности не были прописаны, то вас с вероятностью 99% будет ждать непредсказуемый результат. В худшем случае потратите деньги на переделку, время на поиск нового подрядчика, и нервы в бесконечных спорах. 

Контролируйте исполнение, вовлекайтесь и присутствуйте на объекте/в процессе работы. На старте без этого никак, контрагент новый, сработаться вам еще предстоит. На заре сотрудничества вы плохо понимаете его видение и стиль работы. Не стесняйтесь проговаривать важные аспекты и вести коммуникацию в чатах или почте. В случае недопонимания - всегда сможете аргументировано отстаивать свою позицию и апеллировать к тексту. 

Вот мы и подошли к главной лакмусовой бумажке:

Если отказывается и скандалит - отправляете в свободное плавание и ищите вменяемого; 

Если идет на встречу и готов включаться и переделывать - значит не безнадежный, с ним можно работать, в конце концов все мы люди, ошибаемся, случается недопонимание. 

Как проверить?

В ситуации экономической турбулентности следует с особым вниманием относиться к контрагентам. Недобросовестные поставщики не выполняют обязательств, обманывают, затягивают сроки, выполняют работу некачественно, не в том объеме на который вы рассчитывали. Связаться с таким  партнером - значит потерять время, деньги, и репутацию. 

Обезопасить себя помогут следующие шаги: 

1. Запросите пакет документов 

Нас интересует свидетельство о государственной регистрации юр.лица (ОГРН), свидетельство о постановке на учет в налоговый орган (ИНН/КПП), устав организации, копия документа о назначении директора, свежая выписка из ЕГРЮЛ.

     2. Получите сведения об организации с помощью сервиса на сайте Федеральной Налоговой службы (ФНС) - 

Проверьте основные данные организации -https://egrul.nalog.ru/ 

     3. Получите расширенные сведения об организации на сторонних ресурсах

Отличный вариант -www.focus.kontur.ru. Вы сможете  узнать имелись ли арбитражные дела, а также посмотреть бухгалтерскую отчетность и финансовый анализ, с помощью которых можно оценить финансовую устойчивость компании. 

     4. Не собирается ли ваш контрагент стать банкротом? 

Здесь поможет федеральный реестр сведений о банкротстве -https://bankrot.fedresurs.ru/  

     5. Проверьте контрагента в картотеке арбитражных дел

Картотека арбитражных дел расскажет, в каких судебных разбирательствах участвует контрагент, какие обязательства не выполняет, с кем конфликтует и почему.

     6. Новый сервис от МСП 

В процессе написания статьи наткнулся на свежий способ проверки, был приятно удивлен функционалом и удобством. По-сути перекрывает все предыдущие варианты выше.

Подводя итоги

Надежный и постоянный партнер нужен не только вам, это разумное желание каждого поставщика, выстраивайте долгосрочные отношения! Партнер проверенный временем понимает специфику вашего бизнеса, идет на встречу, предлагает комфортные условия работы, дорожит вами в конце концов. В процессе работы вы увидите, поймете и на личном опыте преодолеете типичные проблемы в работе. Этот опыт позволит предсказывать и учитывать при планировании возможные эксцессы свойственные каждому конкретному подрядчику из вашего пула. И самое главное - фиксируйте письменно все договоренности, как бы банально не звучал этот совет.

Присоединяйтесь к LANGAME!

[Вступить] в открытый телеграм-чат 

[Подать заявку] в закрытый чат руководителей

[Заявка] на LANGAME Software

[Подписаться] на группу ВКонтакте 

[Подписаться] на телеграм-канал