🥤 Как клубу не остаться без напитков для бара? Все об изменениях с 1 сентября

Всем привет, на связи LANGAME.

Для многих компьютерных клубов поставки напитков и другого барного ассортимента — давно привычное дело. Процессы налажены, сроки зафиксированы, все под контролем, верно? Что ж, с 1 сентября 2026 года в знакомые алгоритмы придется вносить коррективы, иначе возникнет реальный риск остаться без очередной поставки. 

Все дело в изменениях, которые вносит Федеральный закон №140-ФЗ от 7 июня 2025 года в документальное оформление грузоперевозок. С 1 сентября транспортировка грузов по России на основании соответствующего договора должна сопровождаться электронными транспортными накладными (ЭТрН), оформленными и заполненными по требованиям нового закона. Согласно недавнему поручению президента РФ Владимира Путина, штрафовать за отсутствие такой накладной начнут с 1 марта 2027 года: до этой даты все ограничится устным предупреждением. Однако не советуем откладывать переход на ЭТрН или игнорировать их: чем быстрее во всем разберетесь, тем проще будет работать потом.

Вместе с нашим «энергетическим» партнером мы вникли во все тонкости и сейчас расскажем, что делать дальше. От себя добавим, что законодательные изменения коснутся всех поставщиков, так что эта информация пригодится независимо от того, с кем вы сотрудничаете. Поехали!

Ключевое изменение

Если что, раньше накладные, конечно, тоже были, но бумажные. Теперь же, по новому федеральному закону, накладная должна быть: 

• электронной; 
• грамотно оформленной;
• вовремя подписанной всеми участниками процесса в сервисе электронного документооборота. 

Как и в случае с любым изменением в законодательстве, способным повлиять на работу бизнеса, к этому тоже лучше подготовиться заранее. Наш «адреналиновый» партнер уже этим занимается и призывает коллег последовать примеру. 

Без правильно оформленной и подписанной электронной накладной: 

• у поставщика могут возникнуть налоговые риски, ведь ФНС будет пристально следить за соблюдением нового закона; 
• транспортные компании попросту откажутся перевозить товар. 

В результате поставки могут задержаться или полностью прекратиться. Хорошая новость в том, что подготовиться к переходу на электронные накладные не так уж и сложно. 

Как подготовиться 

Вот три главных шага, которые нужно сделать компьютерным клубам. 

1. Подключитесь к одной из систем электронного документооборота (ЭДО)
Именно в ней нужно будет подписывать накладные. Учитывайте, что выбранный вами оператор ЭДО должен быть в реестре Минтранса. Сейчас в нем 14 операторов.

Например, наш «энергетический» партнер пользуется услугами трех компаний — АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «СберКорус» и ООО «Компания «Тензор». Но если вы решите подключиться к другому сервису, документы на подпись все равно дойдут до вас через роуминг между операторами. 

2. Заведите электронную подпись
Любая не подойдет, тут нужны усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) или усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП). Обе можно получить через мобильное приложение Госключ, куда нужно зайти через Госуслуги. 

Если накладную будет подписывать не владелец клуба, а его сотрудник, то для подписи понадобится еще и машиночитаемая доверенность (МЧД). Да, знаем, звучит страшно, но на самом деле это просто XML-файл с цифровой подписью руководителя, подтверждающий право работника подписывать документы от имени компании. 

3. Свяжитесь с поставщиком
Важно зафиксировать готовность всех сторон к изменениям в законодательстве. Лучше сделать это заранее, чтобы после 1 сентября не выяснять все детали в спешке. 

Кто готовит электронную накладную

Тут все зависит от того, кто договаривается с транспортной компанией о доставке — поставщик или сам клуб. Разберем оба варианта на примере работы с нашим «адреналиновым» партнером. 

1 вариант: доставкой занимается поставщик

В этом случае коллеги сами создадут электронную транспортную накладную на этапе отправки. Клубу останется только завершить процесс документооборота на своей стороне, то есть подписать документ при получении. 

Помните, по новым правилам получатель обязан подписать накладную в момент получения товара. Не через пару дней, не задним числом, а именно в момент получения. Иначе все участники процесса привлекут к себе дополнительное внимание ФНС. Вам оно надо?
 
Может случиться и так, что получатель по той или иной причине решит отказаться от товара. Здесь могут быть два варианта развития событий: 

• полный отказ от товара. В таком случае получатель должен указать в накладной причину отказа, после чего поставщик может переадресовать груз; 
• частичный отказ от товара. Тогда в накладной следует указать, какая именно часть груза принимается, а также уточнить причину отказа от оставшейся части поставки. 

Еще одна возможная ситуация: машина с товаром приехала, однако в сервисе ЭДО по той или иной причине нет электронной накладной. Это может произойти, скажем, из-за технического сбоя. В таком случае допустимо заполнить бумажную накладную. Есть еще несколько исключений, но они вряд ли подойдут для клубов.

2 вариант: клуб привлекает транспортную компанию 

А вот здесь все немного сложнее. Во-первых, накладную заводит и заполняет сама площадка. Во-вторых, до того как машина транспортной компании, с которой клуб договорился о доставке, приедет на склад за товаром, получатель должен отправить поставщику черновик накладной. В нем необходимо указать: 

• данные перевозчика и грузоотправителя. При этом последним не может быть наш «энергетический» партнер. Дело в том, что грузоотправитель в электронной накладной — это лицо, заключившее договор о доставке с грузоперевозчиком. И если клуб сам нашел компанию для перевозки и заключил с ней договор, то он и будет грузоотправителем; 
• данные о юридическом лице, осуществляющем погрузку (ЛОП). И вот этим лицом будет именно поставщик, то есть наш «энергетический» партнер; 
• и, конечно, номер заказа.

Данные о самом грузе в накладной указывать не нужно, их внесет поставщик. Он же заполнит всю оставшуюся информацию, подпишет документ и передаст его водителю транспортной компании на этапе погрузки. После доставки товара клубу нужно будет подписать документ по тому же принципу, что и в 1 варианте. 

Коротко о самом важном

Ниже — небольшой чек-лист на основе всего вышесказанного, который поможет подготовиться к изменениям в законодательстве. 

• Подключитесь к системе электронного документооборота, внесенной в реестр Минтранса. 
• Заведите усиленную квалифицированную подпись (УКЭП) или усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) — они нужны, чтобы подписывать электронные накладные.
• Определитесь с тем, какой вариант доставки груза подходит вам больше всего. Вы можете полностью положиться на поставщика или договориться с транспортной компанией.
• Убедитесь, что понимаете разницу между грузоотправителем, поставщиком, получателем, перевозчиком и лицом, осуществляющим погрузку. Информация обо всех участниках процесса должна быть корректно заполнена в накладной. 
• Свяжитесь с поставщиком, чтобы зафиксировать общую готовность к изменениям. 

Если вы работаете с нашим «адреналиновым» партнером, напишите своему персональному менеджеру. Вам обязательно помогут разобраться в нововведениях, связанных с изменениями в документообороте.